L'utilizzo del rappresentante designato (art. 135-undecies TUF) quale unico strumento per l'esercizio dei diritti di voto in assemblea comporta la previsione implicita di un termine – del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'assemblea – per l'esercizio dei diritti di voto. Ciò rende opportuna una riflessione su come assicurare che tutte le proposte di deliberazione siano rese disponibili prima dell'adunanza assembleare, in tempo utile affinché su di esse possano esprimersi gli azionisti che votano per delega.
Il problema si pone in particolare per quelle deliberazioni sulle quali solitamente le proposte vengono formulate dai soci (di maggioranza) direttamente nell'adunanza assembleare. Esempio di queste deliberazioni sono quelle preliminari alla nomina degli organi sociali, come: la determinazione del numero dei componenti del consiglio di amministrazione (se non previsto specificatamente dallo statuto; v. art. 2380-bis, comma 4, c.c.), la durata in carica degli amministratori (art. 2383, comma 2, c.c.), la nomina del presidente del consiglio di amministrazione (se riservata all'assemblea; v. art. 2380-bis, comma 5, c.c.) e dell'organo di controllo (artt. 2398 c.c. e 148, comma 2-bis, TUF), la determinazione del compenso degli amministratori (art. 2389, commi 1 e 3, c.c.) e dei componenti dell'organo di controllo (art. 2402 c.c.).
Su queste materie, il consiglio di amministrazione dovrebbe assicurare la possibilità di espressione della volontà dei soci e di assunzione della decisione assembleare mediante la presentazione di una propria proposta.
Su queste materie il consiglio di amministrazione è già tenuto, in via generale, alla formazione dell'ordine giorno e alla pubblicazione di una relazione illustrativa (art. 125-ter TUF). Inoltre, tali proposte del consiglio non escludono e non si pongono in contrasto con la competenza deliberativa dell'assemblea, ma anzi ne consentono l'assunzione e rispondono all'esigenza di assicurare il voto dell'assemblea su elementi essenziali per la valida ed efficace nomina degli organi sociali. Le proposte formulate dal consiglio di amministrazione prima dell'assemblea, in tempo utile per l'espressione del voto dei soci, appaiono, in questo contesto, di maggior tutela dei diritti di informazione dei soci e, in generale, dell'esercizio del voto secondo le modalità esclusive consentite dall'art. 106, comma 4, d.l. n. 18/2020.
In ogni caso, resta fermo il diritto dei soci che rappresentano almeno un quarantesimo del capitale sociale di presentare, ai sensi dell'art. 126-bis TUF, proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione; questa proposte possono anche affiancarsi a quelle presentate dal consiglio. Nella prassi di alcune società quotate, il consiglio di amministrazione formula nella relazione illustrativa le proprie raccomandazioni agli azionisti, affinché provvedano alla presentazione delle citate proposte, eventualmente supportate anche dagli orientamenti del consiglio circa il loro contenuto.
La proposta del consiglio di amministrazione nelle deliberazioni riguardanti la sua composizione, quali il numero dei componenti da eleggere (scelta necessaria in presenza di statuti che ne definiscono soltanto il numero minimo e massimo dei suoi componenti) e la determinazione della durata del mandato consiliare rientra già nell'ambito delle valutazioni che, nelle società quotate, il consiglio è chiamato ad esprimere agli azionisti alla luce del Codice di autodisciplina circa la sua composizione ottimale (v. 1.C.1 lett. h, Codice di autodisciplina 2018). Le proposte di delibera dovranno essere adeguatamente formulate e motivate nella relazione illustrativa del consiglio di amministrazione relativa al proprio rinnovo.
Altrettanto legittima appare la proposta di deliberazione del consiglio di amministrazione relativa alla determinazione del compenso complessivo del consiglio di amministrazione e dell'organo di controllo, considerato che le società quotate devono proporre al voto (vincolante) dei soci, ai sensi dell'art. 123-ter TUF, la politica di remunerazione di entrambi gli organi sociali. Il consiglio di amministrazione potrebbe, ad esempio, esplicitare le proposte di delibera sul compenso degli amministratori ex art. 2389, commi 1 e 3, c.c. e il compenso dell'organo di controllo ex art. 2402 c.c. nella relazione illustrativa in coerenza con la politica per la remunerazione.
Diversamente, per quanto riguarda la nomina del presidente del consiglio di amministrazione nei casi in cui lo statuto societario attribuisce tale compito all'assemblea (art. 2380-bis, comma 5, c.c.), il consiglio di amministrazione potrebbe limitarsi a richiedere a chi presenta una lista volta alla nomina della maggioranza del consiglio di indicare il proprio candidato alla carica di presidente. La richiesta potrà essere esplicitata nella relazione illustrativa ex art. 125-ter TUF, eventualmente ricollegandosi all'orientamento del consiglio uscente (v. 1.C.1., lett. h, Codice di autodisciplina 2018).
Analoga soluzione può essere adottata riguardo alla nomina del presidente dell'organo di controllo, che spetta per legge all'assemblea, ma che è vincolata, nel caso di più liste di candidati, dal fatto che il presidente debba essere tratto dalla lista che risulta "di minoranza". Anche in questo caso, il consiglio, non potendo predeterminare la classificazione delle liste prima dell'assemblea di nomina, potrebbe richiedere – ad esempio nella relativa relazione illustrativa – ai presentatori delle liste di indicare il proprio candidato alla carica di presidente e predisporre adeguatamente la formulazione della proposta di delibera, in modo da consentire l'elezione del presidente tratto dalla lista che in seguito alla votazione sia risultata di "minoranza".
In tutti questi casi, è opportuno che l'avviso di convocazione illustri adeguatamente tutte le materie all'ordine del giorno esplicitando i punti su cui è richiesta una delibera dei soci (con modalità cd. unbundled), che ciascuna delle menzionate proposte di deliberazione sia adeguatamente motivata nella relazione illustrativa del soggetto proponente l'integrazione (consiglio di amministrazione e soci) e che il modulo di delega del rappresentante designato e i moduli di delega ordinaria siano adeguatamente strutturati in modo da assicurare agli azionisti la possibilità di esprimere le proprie istruzioni di voto su ciascuna delle menzionate delibere.
Per le assemblee già convocate, per le quali si voglia adottare il ricorso esclusivo al rappresentante designato, sarebbe dunque opportuno completare, nel senso sopra indicato, le proposte di deliberazione sulle materie già poste all'ordine del giorno.
Il completamento delle proposte di delibera sulle materie già poste all'ordine del giorno non implica, nella maggior parte dei casi, una modifica dell'avviso di convocazione che è normalmente strutturato in modo tale da esplicitare tutte le materie all'ordine del giorno. In tal senso, la formalizzazione delle proposte di delibera qui menzionate (numero e durata degli amministratori, compensi di amministratori e sindaci, nomina presidente consiglio e collegio) da parte del consiglio di amministrazione potrà agevolmente tradursi anche solo nell'aggiornamento della relazione illustrativa, pubblicata ai sensi dell'art. 125-ter TUF.
In tal caso, è però opportuno che l'intervento del consiglio avvenga con modalità e tempi adeguati ad assicurare la partecipazione informata dei soci, così come l'eventuale formulazione di loro controproposte. Un'indicazione circa la tempestività dell'attivazione del consiglio si può desumere dallo stesso art. 126-bis TUF che prevede che le eventuali proposte dei soci legittimati e le relative relazioni illustrative siano pubblicate entro 15 giorni antecedenti all'assemblea. Il termine congruo dei 15 giorni prima dell'assemblea troverà dunque ragionevolmente applicazione con riferimento all'aggiornamento della relazione illustrativa del consiglio di amministrazione, per inserire le proposte menzionate sopra.
Ne consegue che le nuove proposte di delibera e l'aggiornamento delle relative relazioni illustrative non rendono necessario di per sé uno slittamento dei termini di convocazione dell'assemblea, a condizione che intervengano in tempi compatibili con la compiuta espressione del voto per delega.
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