FAQ: DELEGHE DI VOTO NELLE SOCIETA' QUOTATE

Il dl 18/2020 ha previsto che le società con azioni quotate possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall'articolo 135-undecies del TUF, anche ove lo statuto disponga diversamente. Le medesime società possono altresì prevedere nell'avviso di convocazione che l'intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato (di seguito anche 'RD'); al predetto rappresentante designato possono essere conferite anche deleghe o subdeleghe ai sensi dell'articolo 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4 (art. 106, comma 4, DL n. 18/2020). Le medesime disposizioni si applicano anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse tra il pubblico in misura rilevante.

La disposizione dell'art. 106 lascia invariata la facoltà per colui al quale spetta il diritto di voto di indicare un rappresentante in assemblea ex art. 135-novies Tuf (delega ordinaria), qualora le modalità di convocazione della stessa lo consentissero. Tuttavia, in caso di utilizzo del rappresentante designato (di seguito anche "RD") in via esclusiva da parte della società, il delegato dovrà conferire la subdelega al rappresentante designato.

Alla luce di quanto sopra, le deleghe ordinarie ex art. 135-novies Tuf  dovrebbero quindi contenere le istruzioni di voto con riferimento alle singole materie poste all'ordine del giorno nell'avviso di convocazione, come già accade per il modulo di delega previsto per il RD dal Regolamento Emittenti; attualmente invece i moduli di delega ordinaria sono in alcuni casi prive delle istruzioni di voto (come consentito dall'art. 135-novies che non richiede che la delega debba sempre indicare anche le istruzioni di voto).

Per facilitare la successiva subdelega al rappresentante designato, appare opportuno che le istruzioni di voto nella delega ordinaria fossero quindi conformi alle istruzioni di voto previste nel modulo di delega per il RD.  Il modulo della delega al rappresentante designato prevede attualmente l'indicazione delle istruzioni di voto per ogni singola proposta di delibera.

Qualora il delegato trasmetta alla società una copia della delega/subdelega, deve attestare sotto la propria responsabilità la conformità della delega/subdelega all'originale e l'identità del delegante/subdelegante, come previsto dall'art. 135-novies. La delega e/o subdelega può essere conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 2, del D. Lgs. n. 82/2005.

Per consentire la subdelega al RD, come sopra accennato, il modulo di delega "ordinario" potrebbe espressamente prevedere la facoltà di subdelega al RD che dovrebbe essere pertanto specificamente autorizzata, in ottemperanza alle regole codicistiche (art. 2372 c.c.) e all'art. 135-novies, comma 4 TUF.

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Per facilitare il ricorso a tale strumento, il Decreto prevede che al Rappresentante Designato (di seguito "RD") possano essere conferite – in deroga all'art. 135-undecies TUF comma 4 – anche deleghe e subdeleghe ai sensi dell'art. 135-novies TUF, derogando dunque al divieto contenuto in tal senso al citato art. 135-undecies TUF e quindi anche all'obbligo di utilizzare il modulo di cui all'Allegato 5 al Regolamento Emittenti.

Il RD potrà dunque raccogliere le deleghe pervenutegli direttamente dai soggetti cui spetta il diritto di voto nei termini previsti dall'art. 135-undecies, comma 1, TUF sia tramite il modulo di delega contenuto nell'Allegato 5A del Regolamento Emittenti, sia tramite delega e sub-delega "ordinaria" nel caso in cui il soggetto cui spetta il diritto di voto intenda avvalersi delle delega ordinaria di cui all'art. 135-novies Tuf; in tale ultimo caso la delega dovrà contenere le istruzioni di voto complete riferite alle singole materie poste all'ordine del giorno nell'avviso di convocazione. Questa maggiore flessibilità è funzionale, in particolare, a consentire la partecipazione al voto da parte degli investitori istituzionali esteri che normalmente delegano un rappresentante che a sua volta potrà delegare il RD. La società potrebbe anche utilizzare come riferimento il modulo di cui all'Allegato 5A del Regolamento Emittenti apportando, se ritenuto necessario, delle modifiche.

Restano ferme le altre disposizioni dell'art. 135-undecies TUF per il RD, in particolare quelle relative al conferimento delle deleghe con istruzioni di voto (compresa la possibilità di esprimere un voto difforme rispetto alle istruzioni ricevute se autorizzato e al ricorrere di determinate condizioni), all'obbligo di dichiarare gli eventuali interessi che il rappresentante designato abbia per conto proprio o di terzi rispetto alle proposte di delibera, al dovere di riservatezza del rappresentante designato (e dei suoi dipendenti e ausiliari) e alle modalità di computo dei quorum in relazione alle deleghe conferite.

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La legge fissa quale termine massimo per il conferimento delle deleghe al rappresentante designato (di seguito "RD") la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea, anche in convocazione successiva alla prima (art. 135-undecies, comma 1 TUF).  La norma si applica alle società quotate, alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse tra il pubblico in misura rilevante (art. 106 dl 18/2020).

Per le banche popolari, le banche di credito cooperativo, le società cooperative e le mutue assicuratrici, che possono utilizzare l'istituto del rappresentante designato, l'art. 106, comma 6 riferisce il termine di due giorni antecedente alla data di prima convocazione dell'assemblea.

Le società, al fine di agevolare il conferimento delle deleghe, stante la situazione emergenziale, potrebbero valutare l'opportunità di accettare un termine più breve per il ricevimento delle stesse tenuto conto che il termine di legge appare rinunciabile perché posto a tutela delle esigenze organizzative della società.  Questo consentirebbe al delegante di prendere contezza delle risposte pubblicate dalla società al più tardi entro il termine di 2 giorni prima dell'assemblea (termine che può essere anche anticipato volontariamente dalla società) qualora la medesima società indichi, nell'avviso di convocazione, il termine più lungo previsto dalla legge (7 giorni di mercato aperto, ex art. 127-ter) per porre domande. In questo caso la previsione di un termine più breve per il conferimento delle deleghe avrebbe lo scopo di non farlo coincidere con quello per la pubblicazione delle risposte da parte della società in modo da garantire un'informativa completa ai soci.

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