FAQ: LUOGO DELL'ASSEMBLEA E PARTECIPAZIONE

In base all'art. 106, comma 2, del d. l. n. 18/2020, le società di capitali (società per azioni, società in accomandita per azioni e società a responsabilità limitata), le società cooperative e le mutue assicuratrici possono decidere di svolgere le assemblee, di natura ordinaria o straordinaria, esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.

Alla luce di quanto sopra si è posta la questione se le regola prevista sia dal Codice Civile (art. 2366) sia dal Tuf per le società con azioni quotate (art. 125-bis) che richiede che l'avviso di convocazione indichi il luogo di convocazione dell'assemblea possa essere derogata.

Secondo l'interpretazione del Consiglio notarile di Milano (cfr. la motivazione della massima n. 187 del 2020), qualora la società preveda che la partecipazione all'assemblea possa avvenire esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, "si darà luogo, come nei casi di assemblea totalitaria, a un'assemblea non convocata in un luogo fisico. Lo stesso dicasi per le ipotesi in cui la società, pur avvalendosi della possibilità di prevedere l'intervento degli aventi diritto esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, indichi ugualmente nell'avviso di convocazione un determinato luogo fisico. Tale indicazione, invero, oltre a non avere una significativa rilevanza giuridica, non è comunque tale da configurare l'esistenza di un luogo di convocazione in senso proprio, in quanto non esiste la possibilità nemmeno astratta che vi sia partecipazione fisica di alcun soggetto". 

In base a questa interpretazione, per le assemblee che si svolgono esclusivamente attraverso mezzi di telecomunicazione, è da ritenere che non sia necessaria l'indicazione, nell'avviso di convocazione, del luogo di convocazione dell'assemblea.

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Si pone il problema di come debba essere applicata la clausola statutaria che preveda la presenza del soggetto verbalizzante nel luogo di convocazione dell'assemblea, in caso di svolgimento dell'assemblea esclusivamente con mezzi di telecomunicazione.

In base all'interpretazione data dalla massima del Consiglio notarile di Milano n. 187 circa il fatto che nel caso di assemblea tenuta esclusivamente attraverso mezzi di telecomunicazione non c'è un luogo fisico di convocazione, la stessa massima precisa che qualora l'avviso di convocazione preveda esclusivamente la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione, senza indicare un luogo fisico di svolgimento o indicandolo ma senza che nessuno possa accedervi non è necessaria la presenza di alcun soggetto in alcun determinato luogo; in tali circostanze "il segretario verbalizzante assiste alla riunione assembleare solo mediante mezzi di telecomunicazione e dà atto dell'intero procedimento decisionale sulla base di quanto percepito tramite gli stessi, fermo restando che, nei casi in cui il verbale sia redatto per atto pubblico, il notaio rogante deve comunque trovarsi in un luogo all'interno del proprio ambito territoriale ai sensi della legge notarile".

Nel caso di intervento in assemblea esclusivamente mediante il rappresentante designato e l'utilizzo di mezzi telecomunicazione la massima n. 188 del Consiglio notarile di Milano ha inoltre affermato che risulteranno collegati da remoto tutti gli aventi diritto e cioè, tipicamente i componenti degli organi sociali, il rappresentante designato e il segretario e il notaio.  

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Il rappresentante comune degli azionisti di risparmio (art. 147 TUF) così come il rappresentante comune degli obbligazionisti (art. 2418 c.c.) hanno il diritto di assistere all'assemblea dei soci.

Il diritto di assistenza, che si differenzia dal diritto di intervento in assemblea richiamato all'art. 2370 c.c., si sostanzia in un ruolo meno attivo in quanto il titolare di tale diritto non è legittimato a prendere parola durante l'assemblea, a porre domande, ad avanzare proposte in assemblea. E' però possibile che la società, su base volontaria, consenta al rappresentante comune di partecipare alla discussione assembleare e/o di porre domande prima dell'assemblea.

Nel caso di assemblea a 'porte chiuse', quando è preclusa la partecipazione fisica dei soci perché si è scelto di ricorrere in via esclusiva al rappresentante designato, si ritiene venga meno anche il diritto dei rappresentanti degli azionisti di risparmio e degli obbligazionisti di assistere fisicamente all'assemblea. Tali soggetti potranno inoltre assistere all'assemblea in modalità passiva (ovvero senza possibilità di intervenire), qualora fosse prevista la sua trasmissione in streaming.

La società potrà, se lo ritiene opportuno alla luce delle proprie prassi, consentire ai rappresentanti comune degli azionisti di risparmio e degli obbligazionisti di porre domande prima dell'assemblea con le modalità e le tempistiche previste per i soci nell'avviso di convocazione.

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​​Q&A sulle assemblee a porte chiuse