In base all'art. 106, comma 2, del d. l. n. 18/2020, le società di capitali (società per azioni, società in accomandita per azioni e società a responsabilità limitata), le società cooperative e le mutue assicuratrici possono decidere di svolgere le assemblee, di natura ordinaria o straordinaria, esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.
Si pone il problema se, in questo caso, si debba comunque indicare un luogo fisico di svolgimento della riunione oppure si possa ritenere questa indicazione superata, in quanto sostituita dal luogo virtuale di svolgimento (la rete di collegamento che permette la connessione a distanza).
Sicuramente l'idea di nuove forme di partecipazione virtuale è una prospettiva da tenere presente per il futuro. Al momento, però, la previsione recata dall'art. 106, comma 2, del d. l. n. 18/2020 ha la finalità di superare, in via eccezionale e per una durata temporale limitata, gli attuali limiti dello svolgimento dell'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (la necessità di una preventiva previsione statutaria; la natura di facoltà dei soci e non di un obbligo), in considerazione delle preminenti esigenze di tutela della salute pubblica e delle relative misure limitative degli spostamenti personali. Pur trattandosi di rilevanti deroghe alla disciplina ordinaria, tali novità debbono essere collocate in modo armonico nell'attuale sistema delle assemblee societarie. La stessa norma dell'art. 106 fa espresso richiamo alle regole in essere sulla tenuta delle assemblee mediante mezzi di telecomunicazione.
Le regole ordinarie sulla tenuta delle assemblee societarie, nell'atto di prevedere che lo statuto possa consentire l'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (art. 2370, comma 4, c.c.), dispongono comunque che l'assemblea sia convocata in un luogo fisico (art. 2366 c.c.), che deve essere identificato all'interno del comune dove la società ha la sede (o nel diverso luogo previsto dallo statuto) (art. 2363 c.c.). Questo significa che il legislatore pensa all'assemblea tenuta mediante mezzi di telecomunicazione non come una vera e propria assemblea virtuale sulla rete, quanto come a una forma di partecipazione a distanza rispetto a un luogo fisico identificato.
Il complesso di queste previsioni non risulta derogato dalle norme dell'art. 106, che anzi devono essere intese come speciali-emergenziali e non dirette a sovvertire l'impostazione ordinaria del legislatore sulla tenuta delle assemblee. Di conseguenza, anche nell'ipotesi di svolgimento dell'assemblea esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, la società dovrebbe essere comunque tenuta ad indicare, nell'avviso di convocazione, il luogo fisico di svolgimento dell'assemblea, in applicazione dell'art. 2366 c.c.
Il luogo fisico andrà chiaramente identificato secondo le prescrizioni normative (luogo nel comune dove la società ha la sede) o le diverse previsioni statutarie. Per luogo del comune si potrà intendere qualsiasi luogo fisico collocato all'interno dell'area geografica comunale. Quindi anche ufficio del notaio, del segretario, ecc.
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