FAQ: LUOGO DELL'ASSEMBLEA E PARTECIPAZIONE

In base all'art. 106, comma 2, del d. l. n. 18/2020, le società di capitali (società per azioni, società in accomandita per azioni e società a responsabilità limitata), le società cooperative e le mutue assicuratrici possono decidere di svolgere le assemblee, di natura ordinaria o straordinaria, esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.

Si pone il problema se, in questo caso, si debba comunque indicare un luogo fisico di svolgimento della riunione oppure si possa ritenere questa indicazione superata, in quanto sostituita dal luogo virtuale di svolgimento (la rete di collegamento che permette la connessione a distanza).

Sicuramente l'idea di nuove forme di partecipazione virtuale è una prospettiva da tenere presente per il futuro. Al momento, però, la previsione recata dall'art. 106, comma 2, del d. l. n. 18/2020 ha la finalità di superare, in via eccezionale e per una durata temporale limitata, gli attuali limiti dello svolgimento dell'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (la necessità di una preventiva previsione statutaria; la natura di facoltà dei soci e non di un obbligo), in considerazione delle preminenti esigenze di tutela della salute pubblica e delle relative misure limitative degli spostamenti personali. Pur trattandosi di rilevanti deroghe alla disciplina ordinaria, tali novità debbono essere collocate in modo armonico nell'attuale sistema delle assemblee societarie. La stessa norma dell'art. 106 fa espresso richiamo alle regole in essere sulla tenuta delle assemblee mediante mezzi di telecomunicazione.

Le regole ordinarie sulla tenuta delle assemblee societarie, nell'atto di prevedere che lo statuto possa consentire l'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (art. 2370, comma 4, c.c.), dispongono comunque che l'assemblea sia convocata in un luogo fisico (art. 2366 c.c.), che deve essere identificato all'interno del comune dove la società ha la sede (o nel diverso luogo previsto dallo statuto) (art. 2363 c.c.). Questo significa che il legislatore pensa all'assemblea tenuta mediante mezzi di telecomunicazione non come una vera e propria assemblea virtuale sulla rete, quanto come a una forma di partecipazione a distanza rispetto a un luogo fisico identificato.

Il complesso di queste previsioni non risulta derogato dalle norme dell'art. 106, che anzi devono essere intese come speciali-emergenziali e non dirette a sovvertire l'impostazione ordinaria del legislatore sulla tenuta delle assemblee. Di conseguenza, anche nell'ipotesi di svolgimento dell'assemblea esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, la società dovrebbe essere comunque tenuta ad indicare, nell'avviso di convocazione, il luogo fisico di svolgimento dell'assemblea, in applicazione dell'art. 2366 c.c.

Il luogo fisico andrà chiaramente identificato secondo le prescrizioni normative (luogo nel comune dove la società ha la sede) o le diverse previsioni statutarie. Per luogo del comune si potrà intendere qualsiasi luogo fisico collocato all'interno dell'area geografica comunale. Quindi anche ufficio del notaio, del segretario, ecc.    

(Stampa pdf)

​L'art. 106, comma 2, del d. l. n. 18/2020, nell'atto di consentire a una serie di società (società per azioni, società in accomandita per azioni, società a responsabilità limitata, società cooperative e mutue assicuratrici) di svolgere le assemblee esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, afferma che non è necessario che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

Si pone il problema se, in questo caso, nel luogo fisico indicato dall'avviso di convocazione debba essere necessariamente presente almeno il segretario dell'assemblea o il notaio.

Su questi temi si era già espresso in precedenza il Consiglio notarile di Milano (con la massima n. 187 dell'11 marzo 2020) secondo cui l'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione può riguardare anche tutti i partecipanti, ivi compreso il presidente, "fermo restando che nel luogo indicato nell'avviso di convocazione, deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l'accertamento di coloro che intervengono di persona".

Se il tema della presenza contemporanea nel luogo di convocazione di presidente e del segretario o del notaio è espressamente risolta dal legislatore (nel senso che non è necessaria la compresenza delle due figure), la posizione indicata dal Consiglio notarile di Milano trova una sua giustificazione nel ruolo attribuito al segretario verbalizzante e al notaio, connesso al requisito della localizzazione dell'assemblea, come indicata dall'avviso di convocazione. Il soggetto, che è chiamato a svolgere un ruolo di verbalizzazione e cioè di documentazione dello svolgimento dei fatti e delle dichiarazioni che accadono durante la riunione (che nel caso del verbale di competenza notarile comporta anche il valore legale della pubblica certificazione), dovrà essere presente nel luogo di convocazione dell'assemblea. Esso infatti è chiamato a rappresentare nel documento anche il luogo di svolgimento della riunione in coerenza con l'avviso di convocazione, che dovrebbe essere il luogo dove il verbalizzante si trova fisicamente. Sarebbe quindi auspicabile indicare quale luogo di convocazione quello in cui si trova l'ufficio del soggetto verbalizzante.

Attraverso questa impostazione, quando la scelta della persona chiamata a presiedere l'assemblea spetti all'assemblea stessa, sarà possibile scegliere anche un soggetto che interviene con un collegamento attraverso mezzi di telecomunicazione.

Altra questione è se, nel caso di assemblea tenuta mediante il meccanismo del rappresentante designato dalla società, ai sensi dell'art. 135-undecies TUF, esso debba essere fisicamente presente nel luogo di convocazione dell'assemblea, assieme al soggetto verbalizzante. Tale quesito merita una risposta negativa. Non vi è alcuna incompatibilità logica tra il cumulo degli istituti del rappresentante designato e della tenuta dell'assemblea con mezzi di telecomunicazione. L'utilizzo del mezzo di telecomunicazione infatti si deve considerare comunque una forma di partecipazione all'assemblea, seppure a distanza. I principi che devono essere osservati nell'organizzare un collegamento audio/video a distanza consentono il pieno rispetto del metodo collegiale e dei principi di buona fede e parità di trattamento dei soci. Questo induce a ritenere che, quando la società intenda utilizzare il meccanismo del rappresentante designato come forma esclusiva di partecipazione, possa anche congiuntamente prevedere l'utilizzo di mezzi di telecomunicazione, consentendo al rappresentante designato di partecipare in remoto. La formula di esclusività si riferisce al fatto che il socio deve conferire la delega per partecipare.

(Stampa pdf)

Il rappresentante comune degli azionisti di risparmio (art. 147 TUF) così come il rappresentante comune degli obbligazionisti (art. 2418 c.c.) hanno il diritto di assistere all'assemblea dei soci.

Il diritto di assistenza, che si differenzia dal diritto di intervento in assemblea richiamato all'art. 2370 c.c., si sostanzia in un ruolo meno attivo in quanto il titolare di tale diritto non è legittimato a prendere parola durante l'assemblea, a porre domande, ad avanzare proposte in assemblea. E' però possibile che la società, su base volontaria, consenta al rappresentante comune di partecipare alla discussione assembleare e/o di porre domande prima dell'assemblea.

Nel caso di assemblea a 'porte chiuse', quando è preclusa la partecipazione fisica dei soci perché si è scelto di ricorrere in via esclusiva al rappresentante designato, si ritiene venga meno anche il diritto dei rappresentanti degli azionisti di risparmio e degli obbligazionisti di assistere fisicamente all'assemblea. Tali soggetti potranno inoltre assistere all'assemblea in modalità passiva (ovvero senza possibilità di intervenire), qualora fosse prevista la sua trasmissione in streaming.

La società potrà, se lo ritiene opportuno alla luce delle proprie prassi, consentire ai rappresentanti comune degli azionisti di risparmio e degli obbligazionisti di porre domande prima dell'assemblea con le modalità e le tempistiche previste per i soci nell'avviso di convocazione.

(Stampa pdf)

​​Q&A sulle assemblee a porte chiuse