L'art. 106 del decreto-legge n. 18 del 17 marzo 2020, c.d. decreto Cura Italia, amplia i termini ordinari per lo svolgimento annuale dell'assemblea e consente il ricorso generalizzato a quegli strumenti – quali il voto per corrispondenza, il voto elettronico, la partecipazione in assemblea con mezzi di telecomunicazione, il rappresentante designato – che permettono l'intervento in assemblea e l'espressione del diritto di voto senza la necessaria presenza fisica dei soci in un unico luogo.
La norma ha la finalità di rendere possibile lo svolgimento "a porte chiuse" delle assemblee delle società, in presenza della situazione di emergenza causata dal virus COVID 19, derogando alle norme di legge e dello statuto. Essa deve essere letta alla luce di tutti i provvedimenti adottati dal Governo per limitare le possibilità di spostamento delle persone fisiche all'interno di tutto il territorio nazionale (v. in particolare i DPCM 8 marzo, 11 marzo, 22 marzo e il DL 25 marzo 2020). In questo senso, il decreto autorizza le società a compiere le scelte ritenute più opportune – anche in deroga a diverse disposizioni statutarie e alla legge – per consentire il regolare svolgimento delle assemblee e assicurare al contempo la necessaria tutela della salute pubblica.
La scelta sulle modalità di partecipazione e voto in assemblea, anche in deroga alle disposizioni statutarie, deve essere indicata nell'avviso di convocazione, che può spingersi a prevedere che la partecipazione all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione o l'espressione del diritto di voto mediante delega al rappresentante designato siano le uniche modalità di intervento e partecipazione. L'art. 106 consente infatti di derogare alle disposizioni vigenti che vedono gli strumenti di partecipazione 'a distanza' in assemblea come una facoltà dei soci e non come un obbligo. L'avviso di convocazione diventa lo strumento principale per definire le modalità di svolgimento delle assemblee e i diritti di partecipazione dei soci; il consiglio di amministrazione è chiamato a stabilirne i contenuti, anche derogando alle diverse previsioni dello statuto.
In considerazione dell'eccezionalità della situazione, dunque, spetta al consiglio di amministrazione indicare – nei limiti definiti dal decreto - le modalità di partecipazione all'assemblea e di espressione del diritto di voto più idonee a garantire la salute pubblica assicurando al contempo la normale funzionalità della vita societaria. Nell'esercitare tale scelta, il consiglio di amministrazione dovrà trovare il giusto bilanciamento tra le esigenze organizzative della società e la tutela degli interessi dei soci.
La necessità di limitare la partecipazione fisica dei soci all'assemblea rende opportuna una riflessione sugli strumenti offerti dall'ordinamento che consentano di superare le difficoltà poste da una riunione a porte chiuse, ponendo attenzione, ad esempio, alle proposte di delibera che, tradizionalmente, sono presentate in assemblea o ai termini per l'esercizio del diritto di porre domande e per fornire risposte ai soci.
Nel caso in cui si rendesse necessario integrare un avviso di convocazione già pubblicato all'entrata in vigore del decreto, per prevedere diverse modalità di partecipazione e voto, in caso anche esclusive, il consiglio di amministrazione dovrà valutare la congruità del termine di pubblicazione dell'avviso rettificato, anche in relazione alla tipologia di delibera e ai termini richiesti per l'esercizio dei diritti dei soci (presentazione delle liste, integrazione dell'ordine del giorno, diritto di porre domande, conferimento della delega di voto, ecc.).
Pubblichiamo una serie di Q&A relative a questioni applicative che le nuove modalità di svolgimento dell'assemblea pongono alle società. Su questi profili, nell'impossibilità di esaurire la trattazione di tutti i profili applicativi che possano venire ad evidenza, si seguono come criteri interpretativi generali, da un lato, la ragione principale della disciplina speciale d'emergenza di cui trattiamo, che è quella di semplificare e rendere flessibili le modalità di svolgimento dell'assemblea per consentirne lo svolgimento, dall'altro i confini dell'art. 106, limitati nel tempo e nei contenuti, che non consentono di stravolgere per gli aspetti non riconducibili a quelli sopra indicati, le regole statutarie e di legge.
FAQ
1. Convocazione dell'Assemblea (pdf)
2. Luogo dell'Assemblea e partecipazione (pdf)
3. Deleghe di voto nelle società quotate (pdf)
4. Rappresentante designato (pdf)
5. Voto per corrispondenza (pdf)
6. Decisione dei soci nelle Srl (pdf)
7. Partecipazione in Assemblea con mezzi di telecomunicazione (pdf)
