In base all’art. 106, comma 2, del d. l. n. 18/2020, le società di capitali (spa, sapa, srl), le società cooperative e le mutue assicuratrici possono decidere, con l’avviso di convocazione, di svolgere le assemblee, di natura ordinaria o straordinaria, mediante mezzi di telecomunicazione, anche in via esclusiva, purché siano idonei a garantire l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto.
La norma non indica espressamente i mezzi di telecomunicazione utilizzabili dalle società, ma enuncia i principi inderogabili che devono rispettare gli strumenti di telecomunicazione al fine di assicurare il regolare svolgimento dell’assemblea. In particolare, la partecipazione a distanza attraverso mezzi di telecomunicazione deve essere strutturata in modo da consentire l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto. La predisposizione della modalità di telecomunicazione dovrebbe inoltre assicurare l’efficace svolgimento dei compiti del presidente (in termini non solo di accertamento dell’identità dei partecipanti ma anche di conduzione dei lavori e di proclamazione dei risultati) e del soggetto verbalizzante, così come l’efficace partecipazione del rappresentante designato. Nello stesso senso anche l’articolo 143-bis del Regolamento Emittenti non indica le concrete modalità tecniche di partecipazione ma prevede disposizioni di carattere generale lasciando autonomia agli emittenti di scegliere i mezzi elettronici in considerazione delle proprie particolari esigenze, della struttura interna, anche dimensionale, delle società, nonché del livello di sviluppo tecnologico raggiunto nella pratica purchè siano rispettati i principi in materia assembleare.
Non è chiaro se la nozione di partecipazione assunta dal legislatore nell’articolo 106 riguardi solo quella attiva, in cui il socio possa intervenire nella discussione, oppure anche quella passiva in cui il socio si limiti all’ascolto della discussione. È però vero che solo quella attiva appare in linea con le finalità del metodo collegiale. È comunque da ritenere che sia ammissibile utilizzare congiuntamente più mezzi di telecomunicazione (ad esempio streaming e contatto telefonico) per realizzare le finalità assembleari.
Posti i principi generali sul corretto svolgimento dell’assemblea, occorre guardare ai singoli strumenti tecnici. Possono ritenersi strumenti idonei: a) quelli bilaterali che consentono un collegamento audio-video (come le varie forme di videoconferenze); b) le piattaforme audio-video passive purché accompagnate dalla possibilità di intervenire a distanza (tramite ad esempio mail o telefono) e di votare in via telematica; c) le conference call, vale a dire un collegamento audio continuo con la partecipazione ed il voto telefonico, quando in considerazione delle circostanze del caso concreto siano assicurati i principi di regolare tenuta dell’assemblea (come nel caso di pochi soci tra loro noti).
Tra i vari strumenti ritenuti idonei, la videoconferenza è sicuramente il mezzo di comunicazione più accessibile e che facilita la comunicazione e la interazione tra più persone dislocate in luoghi differenti. Esso, rispetto agli altri mezzi sopra citati, permette lo scambio di immagini, di dati, di documenti e/o dialoghi e consente l’interazione e la comunicazione a persone dislocate in diversi luoghi come se le stesse si trovassero in uno stesso luogo.
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